Politique de confidentialité et de protection des Données Personnelles

Qui traite vos données à caractère personnel ?

L’Association TCPR TENNIS CLUB DU PLESSIS-ROBINSON (ci-après “nous” ou « le Club ») place la protection de vos données à caractère personnel au cœur de ses préoccupations.

La présente Politique de confidentialité énonce les principes et lignes directrices pour la protection de vos Données à caractère personnel et a pour objectif de vous informer sur :

Les Données à caractère personnel que nous collectons et les raisons de cette collecte,
La façon dont sont traitées vos Données à caractère personnel,
Vos droits sur vos Données à caractère personnel.

Nous nous engageons à respecter la réglementation en vigueur en matière de traitement de données personnelles et notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») ainsi que toute réglementation nationale applicable (ci-après « la Réglementation »).

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Quelles données à caractère personnel sont traitées par le Club ?

Nous nous engageons à ne collecter que des données strictement nécessaires à la réalisation directe ou indirecte des services souscrits lorsqu’ils nécessitent de traiter les données personnelles des internautes, utilisateurs du Site et/ou adhérents. Dans le cas où des données facultatives vous seraient demandées, nous vous informerons clairement sur les Données Personnelles nécessaires à la réalisation du service souscrit et celles volontairement fournies par vos soins.

Le Club traite principalement des Données Personnelles qu’elle collecte directement auprès de vous, telles que :

Données d’identification : Civilité, nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse de messagerie électronique, numéros de téléphone, photo d’identité, numéro de licence de tennis,
Données de vie personnelle : Justificatif de domicile, attestation de droit RSA, attestation demandeur d’emploi,
Données de vie professionnelle : Certificat de scolarité pour les étudiants,
Données d’ordre économique et financier : coordonnées bancaires,
Données de connexion : adresse IP, logs, données de navigation,
Données sensibles : certificat médical ou attestation médicale.

Pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel ?

Nous nous engageons à traiter vos données personnelles, pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et à ne pas les traiter ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.

Bases légales :

Chaque traitement effectué par le Club, en tant que Responsable du Traitement repose sur au moins un des fondements juridiques prévus par la réglementation en vigueur, à savoir :

L’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie, ou l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci,
Le respect d’obligations légales et réglementaires auxquelles le Club est soumis,
La sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée, ou d’une autre personne physique,
L’exécution d’une mission d’intérêt public,
Les intérêts légitimes poursuivis par le Club dans le cadre du respect des intérêts, libertés et droits fondamentaux de la personne concernée,
Et/ou le recueil du consentement de la personne concernée pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

Finalités :

Nous traitons vos Données Personnelles notamment pour les finalités suivantes et sur la base de fondements juridiques présentés dans le tableau joint ci-après.

Pendant combien de temps vos données à caractère personnel
sont-elles conservées ?

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La durée de conservation de vos données personnelles est déterminée en fonction des services souscrits et des traitements de Données Personnelles réalisées par le Club. Nous nous engageons à ne pas conserver vos Données Personnelles au-delà de la durée nécessaire à la fourniture de ses services conformément à votre contrat.

Certaines de vos Données personnelles pourront être conservées pour des durées plus longues en application des dispositions légales ou réglementaires particulières, ou pour répondre à des demandes d’autorités ou de tiers autorisés.

Les Données Personnelles qui du fait de leur usage, pour divers traitements, sont assujetties à plusieurs durées de conservations, sont soumises à la durée de conservation la plus longue.

Sauf cas susmentionnés, la conservation de toute Donnée personnelle est limitée par la ou les seules finalités pour lesquelles elle est soumise à un traitement, sauf mention contraire vous en informant.

Au terme de ces délais, nous procédons à leur destruction conformément aux dispositions de la présente Politique de confidentialité ou les rendons anonymes, pour les utiliser à des fins statistiques.

Les durées de conservation sont détaillées en fonction de la finalité du traitement dans le tableau ci-après.

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Comment vos Données à caractère personnel sont-elles protégées ?

Conformément à la réglementation en vigueur, nous nous engageons à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir à vos Données Personnelles un niveau de sécurité adapté et proportionné au risque. Ces mesures (ex : cloisonnement, anonymisation, chiffrement, restriction d’accès, …) visent à garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de vos Données Personnelles.

Le Club s’engage à prendre en compte la protection de vos Données Personnelles et de votre vie privée dès la conception des nouveaux produits ou services qui vous sont proposés. Pour assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice de vos droits, les mesures permettant d’assurer la protection de vos Données Personnelles sont mises en œuvre.

En tant que responsable du traitement, nous notifions les violations de données personnelles à l’autorité de contrôle compétente, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible soixante-douze (72) heures après avoir pris connaissance de toute violation de Données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés. Toute violation de vos Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés vous sera notifiée dans les meilleurs délais conformément à la réglementation en vigueur.

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Avec qui vos Données Personnelles sont-elles partagées ?

Vos Données Personnelles sont collectées directement auprès de vous et ne sont utilisées que pour les usages qui ont été portés à votre connaissance.

Vos Données Personnelles sont susceptibles d’être communiquées notamment aux destinataires suivants, dans le cadre des finalités énoncées ci-dessus :

Aux sous-traitants, partenaires ou prestataires de service qui réalisent des prestations pour votre compte ou notre compte,
A des partenaires commerciaux, après vous en avoir préalablement informé et vous avoir permis d’exprimer vos choix grâce à une case à cocher,
Aux autorités administrative ou judiciaire habilitées ou plus généralement à tout tiers autorisé (avocats, commissaires aux comptes, …), pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires.

Certains services peuvent être utilisés par des mineurs. Dans ce cas, les mineurs doivent obtenir le consentement de leurs parents ou représentants légaux.

Vos données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Nous réalisons l’ensemble des traitements de vos Données Personnelles sur le territoire de l’Union européenne (UE).

Toutefois, pour certaines prestations spécifiques, nous pouvons être amenés à avoir recours à des sous-traitants, partenaires ou filiales établis hors territoire de l’UE. Dans ce cas, vos Données Personnelles leur sont communiquées pour les stricts besoins de la réalisation de leurs missions.

En cas de transferts de vos Données Personnelles vers un pays hors UE, nous nous engageons à mettre en place toutes les garanties appropriées disponibles, au regard de la réglementation en vigueur, pour assurer l’encadrement et la sécurité de ces transferts.

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Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Lorsque nous collectons vos données personnelles, vous recevez, par le biais des mentions d’information, une information claire et transparente sur les traitements effectués ainsi que sur les modalités d’exercice de vos droits. Selon la Réglementation, vous avez la faculté d’exercer vos droits sous réserve d’en remplir les conditions.

Ces droits sont :

le droit d’accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Cela inclut le droit de nous demander des informations complémentaires sur :

les catégories de données que nous traitons,
les finalités du traitement de ces données,
les destinataires et les catégories de destinataires à qui vos données ont été transmises,

la durée de conservation de vos données lorsque cela est possible, ou lorsque ce n’est pas possible les critères pour déterminer cette durée ;
le droit de nous faire corriger les données à caractère personnel inexactes ou incomplètes vous concernant ;
le droit de vous opposer à tout moment à ce que nous utilisions vos Données Personnelles ;
le droit d’être « oublié » par nous en exerçant votre droit d’effacement de vos Données Personnelles ;
le droit de demander la suspension du traitement de vos Données Personnelles (droit à la limitation) ;
le droit de demander à ce que vos Données Personnelles soient récupérées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible afin d’en disposer et de les transmettre un autre responsable de traitement (droit à la portabilité) ;
la faculté de fournir des directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès ;
le droit de retirer votre consentement à tout moment, pour les cas où celui-ci vous aurait été demandé. Cela vous permettra notamment de modifier et/ou retirer vos consentements concernant la prospection commerciale.

Toute demande doit indiquer votre nom, votre prénom, l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir la réponse. Vous devez justifier de votre identité. En cas de doute réel sur votre identité, un justificatif d’identité (copie recto/verso de votre carte d’identité) pourra vous être demandée. Elle sera conservée le temps de donner suite à votre demande, puis supprimée définitivement.

Ces droits peuvent être exercés en vous adressant par mail à l’adresse suivante : acceuil@tcpr.fr.

Le Club s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés :

CNIL - 3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07

Ou par téléphone : 01 53 73 22 22.

Glossaire

« Données Personnelles ou Données à caractère personnelle » : Désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

« Destinataire » : Désigne le service ou l’entreprise ou l’organisme qui reçoit communication et peut accéder à vos Données Personnelles.

« Le Club » : Désigne la personne morale, responsable de traitement qui a rédigé la présente Politique.

« Politique de confidentialité et de protection des Données Personnelles » et « Politique » : Désigne la présente Politique décrivant les mesures prises pour le traitement, l’exploitation et la gestion de vos Données Personnelles et vos droits en tant que personne concernée par le traitement.

« Responsable du traitement » : Désigne le club qui réalise le traitement de vos Données Personnelles.

« Traitement » : Désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à vos Données Personnelles.

« Violation de données à caractère personnel » : Désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l’accès non autorisés à vos Données Personnelles.

« Sous-Traitant » : Désigne toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.

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TRAITEMENT : Gestion des demandes d’exercice de droits

FINALITES : Traitement de vos demandes d’exercice des droits
BASE LEGALE : Obligation légale (Chapitre 3 du Règlement général sur la protection des données)
DUREE DE CONSERVATION : Données relatives au traitement des demandes : 5 ans à compter de la date de réponse adressée à la personne concernée. Pièces d’identité conservées à des fins de preuve : 1 an+

TRAITEMENT : Tenue de la comptabilité générale et auxiliaire

FINALITES : Le suivi et tenue de la comptabilité conformément aux obligations légales. La conservation des factures et autre documents obligatoires relatifs aux transactions conformément à nos obligations

BASE LEGALE : Obligation légale
DUREE DE CONSERVATION : Conservation pendant l’exercice en cours, augmenté de dix (10) ans à compter de la clôture

TRAITEMENT : Gestions des impayés, des contentieux et des litiges

FINALITES : Traitement des dossiers litigieux devant les autorités judiciaires
BASE LEGALE : Intérêt légitime Obligations légales
DUREE DE CONSERVATION : Durée du contentieux. Données supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l'action en justice correspondante. Suppression des données nécessaires à la gestion du contentieux une fois l’ensemble des recours épuisés et la décision rendue exécutoire

TRAITEMENT : Prospections commerciales du Club et le cas échéant, de ses partenaires

FINALITES : Réalisation d’opérations de prospection commerciale et de marketing par voie électronique, par courrier ou par intervention humaine (messages publicitaires, toutes opérations promotionnelles, etc.).

BASE LEGALE : Intérêt légitime du Club. S’agissant de la prospection :

Par courrier, par téléphone ou par intervention humaine
Par voie électronique dès lors qu’elle est destinée à des personnes d’ores-et-déjà adhérentes et que la prospection porte sur des produits ou services analogues à ceux déjà achetés par ces personnes
Consentement des prospects/clients s’agissant de la prospection par voie électronique (SMS, email) Consentement si offres commerciales proposées

DUREE DE CONSERVATION : 3 ans à compter du dernier contact ou jusqu’au retrait du consentement

TRAITEMENT : Gestion des activités du Club

FINALITES : La gestion des opérations nécessaires au regard des services auxquels vous avez souscrits (réservation de cours, participation aux stages, adhésion aux services du Club, au cours, à la formation, etc).
La gestion de notre relation commerciale avec vous, en ce incluant les réponses aux demandes de contact que vous nous adressez.
La gestion des adhésions aux newsletters.

BASE LEGALE : Exécution du service
(contrat d’adhésion)
DUREE DE CONSERVATION : Toute la durée de la relation contractuelle, à l'issue de laquelle seules les données nécessaires à des finalités précontentieuses ou contentieuses sont archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale. Le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans. Les données sont conservées jusqu’à désinscription de l’abonné

TRAITEMENT : Demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires habilitées à cet effet

FINALITES : La gestion des réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires habilitées à cet effet
BASE LEGALE : Obligations légales
DUREE DE CONSERVATION : Toute la durée de la procédure, augmentée de la durée d’acquisition des prescriptions légales. Le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans à compter de la fin du contrat

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